Dossier Qualiopi
Préparer et générer un document
Vous obtenez un document rempli et relu, avec un mode de sortie adapté à son utilisation.
Avant de commencerUn membre autorisé à écrire dans l’espace. Préparez les informations réelles du destinataire, de la formation et de votre organisme.
Ouvrir cette fonctionnalité1. Compléter le modèle
Dans Documents, choisissez Générer, Actualiser ou Préparer à nouveau. Sélectionnez la Version essentielle ou la Version complète en fonction des informations disponibles et de votre besoin.
Complétez les champs Obligatoires, puis les champs recommandés et optionnels utiles. Les valeurs issues du profil et de la personnalisation vous évitent des ressaisies ; vérifiez-les tout de même. Si des valeurs de votre dernière génération sont préchargées, contrôlez notamment les dates, le bénéficiaire et la formation avant de les réutiliser.
2. Relire l’aperçu et les avertissements
L’Aperçu HTML A4 présente le document préparé. Relisez l’identité, le contenu pédagogique, les dates, les coordonnées et les éventuelles signatures attendues. Les contrôles de complétude vous aident à repérer des champs manquants ; ils ne vérifient pas que toutes vos déclarations sont exactes.
Le livret d’accueil et le règlement intérieur possèdent des contrôles spécifiques. Traitez les blocages et lisez les avertissements. Pour le plan d’amélioration, attendez le chargement des actions qualité : si ce chargement échoue, réessayez avant de générer un tableau qui semblerait vide.
3. Choisir la sortie du document
- Télécharger le PDF prépare le document affiché sans demander d’envoi par email. Pour le livret, le bouton précise la variante essentielle ou complète.
- Conserver dans l’historique sans email conserve un exemplaire dans le dossier sans adresser de message au destinataire.
- Générer et envoyer par email, ou Envoyer au stagiaire pour le livret, déclenche le parcours de génération et d’envoi. Vérifiez l’adresse concernée avant de confirmer.
Attendez le retour de l’opération et ouvrez le fichier obtenu. Une demande en cours ou un envoi non confirmé ne prouve pas la réception du message. Le brouillon du livret conserve la saisie pour une reprise ; il ne remplace pas un exemplaire final conservé.
Quel modèle utiliser ?
Les modèles couvrent des usages différents. Complétez seulement des faits vérifiables et conservez ensuite les traces de leur utilisation.
| Modèle | Informations et vérifications utiles |
|---|---|
| Convention de formation | Parties, formation, dates, prix et engagements ; vérifier les coordonnées avant signature. |
| Programme de formation | Public, prérequis, objectifs, contenu et modalités ; garder le programme cohérent avec l’offre diffusée. |
| Feuille d’émargement | Session, bénéficiaires, dates et séquences ; les signatures réelles seront recueillies pendant la formation. |
| Questionnaire de satisfaction | Questions adaptées à la session ; prévoir comment analyser les réponses. |
| Attestation de fin de formation | Bénéficiaire, formation et participation réellement constatée. |
| Certificat de réalisation | Dates, durée, bénéficiaire et action effectivement réalisée ; recouper avec les présences. |
| Règlement intérieur | Règles applicables, interlocuteurs et modalités de votre organisme ; traiter les avertissements. |
| Livret d’accueil stagiaire | Informations pratiques, contacts, accès et organisation ; vérifier la remise au stagiaire. |
| Analyse des besoins et prérequis | Besoin, positionnement, décision et adaptations pour la personne concernée. |
| Gestion des réclamations | Responsabilités, réception, réponse et suivi ; rapprocher de votre registre réel. |
| Évaluation satisfaction fin de formation / à froid | Recul disponible, effets observés et modalités d’exploitation. |
| Accessibilité et PSH | Référent, réseau et adaptations utiles ; limiter les données personnelles au nécessaire. |
| Sous-traitance et cotraitance | Relation, missions, engagements et suivi du partenaire. |
| Veille réglementaire et sectorielle | Sources, analyse des effets, décisions et diffusion réalisées. |
| Plan d’amélioration continue | Actions qualité réelles, responsables, échéances et preuves de suivi. |
| Convention de partenariat | Objet, responsabilités et coordination entre partenaires. |
| Kit d’évaluation structuré | Organisation des évaluations, exploitation et suivi des améliorations. |
Un modèle décrit ou organise une pratique. Pour démontrer sa réalisation, ajoutez les réponses, signatures, comptes rendus ou autres pièces pertinentes dans votre dossier.
Si la génération ne peut pas aboutir
Corrigez d’abord les champs signalés. Si la session a expiré, reconnectez-vous. Lorsqu’une demande d’envoi reste incertaine, suivez le message affiché et vérifiez l’historique avant de multiplier les demandes.
Après une modification de la charte ou du profil, préparez un nouvel exemplaire et contrôlez-le : les versions déjà conservées restent des traces de leur état d’origine.
Conserver un brouillon avec ses champs manquants
Pour travailler avant de disposer de toutes les informations, ouvrez l’aide de l’indicateur et ses Modèles à adapter. La prévisualisation est éditable ; les valeurs absentes apparaissent sous la forme [à compléter]. Le bouton de sauvegarde conserve le texte dans le fonctionnement versionné de l’indicateur, sans email ni validation.
Le générateur de Documents vérifie toujours ses champs requis avant une sortie finale. Une archive de PDF rempli et un brouillon incomplet sont deux étapes différentes. Ne remplacez pas les manques par une donnée d’exemple pour franchir la validation.