Exploiter et diffuser une veille

Dans Veille, repérez une entrée À exploiter. Ouvrez-la pour relire la source, le résumé et la date d’application, puis choisissez Tracer une action. Une action peut aussi être ajoutée à une entrée déjà exploitée si un nouveau travail a été réalisé.

Décrivez un fait concret : programme modifié, information de l’équipe, formation interne ou décision argumentée de ne rien changer. Une intention future doit être suivie jusqu’à sa réalisation.

Dans Ce qui a été fait, sélectionnez le type adapté : mise à jour de programme, document ou catalogue, diffusion équipe, formation interne, analyse d’opportunité, modification de processus ou autre.

Renseignez la Date et la Description. Si utile, précisez l’Élément modifié et sa Référence. Une phrase comme « Programme de la session de septembre actualisé sur les prérequis, nouvelle version conservée » est plus vérifiable que « Vu et pris en compte ». Cliquez sur Enregistrer.

Le choix Diffusion équipe prévoit un email d’information à l’enregistrement. Vérifiez donc votre description avant de confirmer : cette action n’est pas un simple brouillon de message.

Lisez le retour affiché sur l’envoi. L’action peut avoir été enregistrée avant qu’une erreur d’email apparaisse. Dans ce cas, contrôlez les Actions tracées avant de recommencer afin d’éviter de multiplier les traces. Une confirmation d’envoi ne prouve pas que chaque destinataire a lu le message.

Rouvrez la veille et contrôlez la liste Actions tracées, avec le type, la date et la description. Une entrée applicable disposant d’une action apparaît Exploitée.

Lorsque la décision appelle un suivi avec responsable, échéance et contrôle d’efficacité, créez également l’action qualité adaptée. La trace d’exploitation de la veille ne remplit pas à elle seule toutes les étapes de ce suivi.