Ajouter une preuve ou une référence dans un autre outil

Dans Preuves, choisissez un critère puis l’indicateur auquel votre pièce répond. Vous pouvez aussi le rechercher par son numéro ou son titre. Le panneau présente les fichiers liés, les notes et les exemples de preuves.

Préparez un fichier dont le nom permet de comprendre le contenu, la session ou la période. Écartez les données personnelles inutiles avant le dépôt.

Choisissez Ajouter des fichiers ou déposez les fichiers dans la zone prévue. Les formats conservés sont PDF, PNG, JPEG, WebP, TXT, DOCX et XLSX, dans la limite de 10 Mo par fichier. Les PDF et les images disposent d’un aperçu ; les autres formats sont conservés pour téléchargement.

Avant de déposer, vérifiez l’option Autoriser l’IA pour les fichiers que j’ajoute. Sans autorisation, les fichiers sont conservés sans analyse. Avec autorisation, le parcours peut lancer une analyse des fichiers éligibles après leur ajout. Lisez les informations de transmission affichées à côté de cette option.

Attendez le message confirmant l’ajout, puis ouvrez le fichier. Dans Contexte du document, renseignez la session ou formation, la période couverte, l’auteur, la provenance et la raison du rattachement. Choisissez Enregistrer le contexte. Laissez vide une information inconnue plutôt que d’en inventer une.

Ce contexte est partagé par les versions du document. Un dossier auditeur déjà figé conserve le contexte qui existait lors de son gel.

Le fichier doit apparaître dans l’indicateur et dans la vue Fichiers. Ouvrez-le pour vérifier qu’il s’agit du bon exemplaire. Son dépôt ne le marque pas automatiquement comme accepté après revue humaine.

Un CSV de données de session se traite dans Formations ou Qualité → Résultats. Pour analyser un fichier Word, Excel, texte ou image, conservez l’original et joignez un PDF texte compagnon.

Dans la fiche de l’indicateur, choisissez l’ajout d’une référence externe, Dans un autre outil. Donnez un titre, le nom de l’outil et le chemin de navigation permettant de retrouver la pièce. Une URL et une pièce jointe sont facultatives : vous pouvez conserver une référence dans SmartOF, Drive, un email, un site ou un outil métier sans copier le contenu.

Précisez le périmètre utile : organisme, formation, session ou période, puis décrivez ce que la pièce peut démontrer. Si une information manque, enregistrez en brouillon à compléter. Une référence sans lien reste utilisable lorsqu’un chemin permet de retrouver la pièce. Ne saisissez jamais de mot de passe, d’identifiant secret ou de détail médical superflu.

L’enregistrement d’un emplacement ne signifie pas que son contenu a été lu. Ouvrez la pièce dans l’outil concerné avec votre propre accès, puis consignez la version de la fiche consultée, l’indicateur, la date de consultation, le constat, les limites et la décision motivée.

La revue porte sur un périmètre et une version précis. Modifier l’emplacement, le périmètre ou la description exige un réexamen. Une revue humaine contribue à la préparation ; elle ne garantit pas toutes les exigences et n’atteste pas une lecture par l’IA. Voir Vérifier et exporter le dossier.