Checklist des preuves Qualiopi, critère par critère

Indicateur 1 · Diffusion d'une information accessible au public

Preuve à montrer : Créez une page web ou PDF catalogue avec toutes vos formations (durée, tarifs, objectifs, modalités). Ajoutez les coordonnées du référent handicap.

Indicateur 2 · Indicateurs de résultats adaptés

Preuve à montrer : Publiez sur votre site : '95% de satisfaction en 2025' + 'Taux d'assiduité : 98%'. Mettez à jour chaque année. Si pas encore de données : 'Nouvel organisme - indicateurs disponibles en [DATE]'.

Indicateur 3 · Taux de certification obtenu

Preuve à montrer : Si vous faites des formations certifiantes (CPF, titres RNCP) : publiez '85% de réussite certification X en 2025'. Sinon : indiquez 'Non applicable - formations non-certifiantes'.

Indicateur 4 · Analyse du besoin

Preuve à montrer : Créez un questionnaire d'analyse du besoin (3-5 questions) que vous envoyez avant toute formation. Ex: 'Quels sont vos objectifs ?' + 'Quel niveau actuel ?' + 'Contraintes ?'. Conservez les réponses.

Indicateur 5 · Définition des objectifs opérationnels et évaluables

Preuve à montrer : Dans chaque programme de formation, listez 3-5 objectifs avec verbes d'action : 'À l'issue, le stagiaire sera capable de : créer X, analyser Y, mettre en œuvre Z'. Ajoutez comment vous évaluez (quiz, exercice, etc.).

Indicateur 6 · Adaptation aux bénéficiaires

Preuve à montrer : Précisez dans le programme : 'Formation accessible niveau débutant' OU 'Nécessite maîtrise Excel'. Mentionnez modalités (100% présentiel, classe virtuelle, etc.). Ajoutez 'Supports fournis : PDF + exercices'.

Indicateur 7 · Positionnement à l'entrée

Preuve à montrer : Envoyez avant chaque formation : email de bienvenue avec horaires, adresse, parking, matériel à apporter, contact formateur, et règlement intérieur en PJ. Conservez preuve d'envoi.

Indicateur 8 · Positionnement pédagogique

Preuve à montrer : Créez un quiz de 5-10 questions au début de chaque formation pour évaluer le niveau initial. Ex: Google Forms envoyé J-7. Conservez les résultats dans un tableur.

Indicateur 9 · Adaptation du parcours

Preuve à montrer : Documentez comment vous adaptez : 'Groupe débutant → exercices guidés' vs 'Groupe avancé → cas pratiques autonomes'. Gardez traces de ces adaptations (notes, emails).

Indicateur 10 · Accompagnement socio-professionnel

Preuve à montrer : Proposez un entretien individuel mi-parcours (15min) pour faire le point. Pour formations longues : RDV mensuel. Documentez dans fiche suivi stagiaire.

Indicateur 11 · Évaluation des acquis

Preuve à montrer : Créez une évaluation finale (quiz, exercice pratique, ou oral) qui teste EXACTEMENT les objectifs du programme. Ex: si objectif = 'créer un tableau Excel', l'éval = exercice création tableau.

Indicateur 12 · Modalités de suivi

Preuve à montrer : Faites signer feuille d'émargement matin ET après-midi. Pour formations en ligne : exportez relevés de connexion de votre plateforme LMS. Conservez 3 ans minimum.

Indicateur 13 · Coordination formateurs / intervenants

Preuve à montrer : Définissez procédure : 'Si absence non justifiée → appel dans les 24h'. Pour formations longues : points étape hebdo. Documentez actions menées (log appels, emails).

Indicateur 14 · Appréciation de la prestation

Preuve à montrer : Distribuez questionnaire satisfaction le dernier jour (5min). Utilisez échelle 1-5 + 2-3 questions ouvertes. Compilez résultats dans Excel pour calculer taux satisfaction global.

Indicateur 15 · Moyens humains et techniques

Preuve à montrer : Créez document 'Nos moyens' : liste formateurs + leurs spécialités, matériel dispo (PC, vidéoprojecteurs, logiciels), description salle formation (capacité, équipements).

Indicateur 16 · Coordination équipe pédagogique

Preuve à montrer : Si plusieurs formateurs : organisez réunion de lancement (même 30min en visio) + envoyez brief écrit. Gardez CR ou email récap 'Répartition modules + coordination'.

Indicateur 17 · Profil et compétences formateurs

Preuve à montrer : Pour CHAQUE formateur : scannez diplôme + certification + CV. Créez dossier 'Équipe pédagogique' avec sous-dossier par formateur. Mettez à jour annuellement.

Indicateur 18 · Ressources pédagogiques

Preuve à montrer : Listez tous vos supports par formation : 'Formation Excel → Support.pdf + Exercices.xlsx + Vidéo_tuto.mp4'. Conservez dans Google Drive/Dropbox organisé.

Indicateur 19 · Ressources pédagogiques et documentaires

Preuve à montrer : Si vous avez : plateforme LMS, bibliothèque physique, licences logiciels → documentez. Sinon minimum : remettez supports PDF aux stagiaires + liste ressources externes (sites web, livres recommandés).

Indicateur 20 · Matériel pédagogique

Preuve à montrer : Prenez photos salle formation. Décrivez : capacité (ex: 12 places), équipements (vidéoproj, tableau, wifi), accessibilité PMR. Si formation chez client : mentionnez 'Locaux client'.

Indicateur 21 · Qualification des formateurs

Preuve à montrer : Pour CHAQUE formateur : CV complet + scans diplômes/certifications + expériences terrain. Créez dossier 'Équipe pédagogique/[Nom formateur]'. MAJ annuelle obligatoire.

Indicateur 22 · Développement des compétences

Preuve à montrer : Documentez formations suivies par vos formateurs (même gratuites) : webinaires, MOOC, conférences. Créez fichier 'Formations formateurs 2025' avec dates + contenus. Objectif : 1 formation/an minimum.

Indicateur 23 · Contractualisation des sous-traitants

Preuve à montrer : Si vous sous-traitez : contrat écrit OBLIGATOIRE précisant missions, responsabilités, modalités pédagogiques. Vérifiez que sous-traitant CPF a Qualiopi (obligatoire depuis 01/04/2024). Sinon : mentionnez 'Non applicable'.

Indicateur 24 · Veille sur l'évolution des métiers

Preuve à montrer : Listez vos sources de veille (ex: LinkedIn secteur X, newsletter Y, site OPCO). Créez fichier 'Veille 2025' où vous notez 1x/trimestre les évolutions métiers constatées. Pas besoin de rapport complexe.

Indicateur 25 · Veille légale et réglementaire

Preuve à montrer : Abonnez-vous à newsletter Qualiopi (gratuite sur travail-emploi.gouv.fr). Notez dans fichier 'Veille réglementaire' : date + changement + action menée. Ex: 'V9 Qualiopi jan 2024 → MAJ règlement intérieur'.

Indicateur 26 · Adaptation PSH (Personnes en Situation de Handicap)

Preuve à montrer : Désignez référent handicap (peut être vous). Créez procédure 1 page : 'Si stagiaire PSH → entretien adaptation + contact partenaires si besoin'. Listez contacts utiles : Agefiph, Cap Emploi, MDPH.

Indicateur 27 · Sous-traitance

Preuve à montrer : Si sous-traitance CPF : OBLIGATOIRE vérifier certification Qualiopi sous-traitant (liste publique data.gouv.fr). Gardez preuve vérification. Sinon : écrivez 'Non applicable - pas de sous-traitance'.

Indicateur 28 · Recueil des appréciations

Preuve à montrer : Systématisez : questionnaire satisfaction stagiaires (fin formation) + enquête entreprises (si formations inter). Compilez résultats dans fichier 'Appréciations 2025' pour analyse.

Indicateur 29 · Mesure de la satisfaction

Preuve à montrer : Calculez taux satisfaction global : (nb réponses ≥4/5) / total réponses × 100. Ex: '95% satisfaction 2025'. Créez graphique Excel simple. Publiez sur site web (indicateur 2).

Indicateur 30 · Traitement des réclamations

Preuve à montrer : Créez procédure 1 page : 'Réclamation → accusé réception 48h → traitement 15j → réponse écrite'. Tenez registre Excel : date, réclamation, action, résolution. Si 0 réclamations : mentionnez 'Aucune réclamation 2025'.

Indicateur 31 · Analyse des appréciations

Preuve à montrer : 1x/an : créez rapport 2 pages analysant retours. Ex: 'Points forts : pédagogie (98%)' + 'Axes amélioration : supports papier (demande stagiaires)' → Plan action : 'Imprimer supports 2026'.

Indicateur 32 · Mise en œuvre des améliorations

Preuve à montrer : Documentez CONCRÈTEMENT actions menées suite analyse. Ex: 'Suite retours → achat tableau blanc supplémentaire (facture)' OU 'Modification support formation (version avant/après)'. Gardez preuves.