Un dossier Qualiopi d’exemple, annoté de bout en bout

Atelier Formation · Démo prépare « Prendre en main les outils bureautiques » : 14 heures, 6 participants, les 17 et 18 septembre 2026. Action de formation non certifiante, en présentiel, hors apprentissage, pour six professionnels débutants. Le scénario reprend l’organisme, l’intitulé, la durée et l’effectif des captures de documentation.

Le responsable pédagogique est Camille (personnage fictif). L’adresse camille@example.test utilise un domaine réservé aux exemples et ne doit pas servir à contacter quelqu’un. L’organisme, les participants, les dates, les réponses et les observations qui suivent sont inventés.

Le fil à suivre : un besoin → un objectif observable → un exercice → un résultat → une limite → une action. Le dossier est complet pour lire ce scénario et refaire son exercice ; il ne couvre pas tous les indicateurs ni l’ensemble du cycle d’un organisme.

Les huit pièces éditoriales ci-dessous sont regroupées dans les téléchargements. Les identifiants D01–D08 permettent de retrouver précisément le passage cité.

Recueil fictif du 10 septembre 2026. Le commanditaire souhaite que son équipe prépare un suivi de commandes et une note de synthèse sans ressaisir les mêmes informations. Le résultat recherché est une réalisation autonome sur des fichiers simples, sans certification professionnelle visée.

Le prérequis est de savoir utiliser une souris, un clavier et ouvrir un fichier. Un échange préalable et un court exercice de manipulation servent à le vérifier dans le scénario. L’ordinateur, le tableur et le traitement de texte sont disponibles sur place ; aucun logiciel payant particulier n’est requis pour refaire l’exercice.

Accessibilité et confidentialité. Le recueil prévoit un échange confidentiel sur les adaptations nécessaires, puis un point avec le référent concerné. Aucune donnée de santé n’est inventée dans cet exemple. Une absence de demande ne prouverait pas à elle seule que l’accessibilité a été étudiée.

Annotation. La liste des thèmes à enseigner n’est pas l’analyse du besoin. Dans un dossier réel, garder la date, la personne qui recueille, le lien avec l’entreprise ou le financeur et la confirmation des adaptations retenues. Ici, aucune validation réelle n’est présentée.

Intitulé : Prendre en main les outils bureautiques. Durée : 14 heures sur deux jours, en présentiel. Public : professionnels débutants utilisant des documents et des tableaux dans leur activité. Accès fictif : échange préalable et vérification du prérequis avant inscription ; inscription jusqu’à cinq jours ouvrés avant la session dans ce scénario. Le programme est daté du 11 septembre 2026, version V1.

O1 · Organiser et retrouver les fichiers

Tâche observable : Créer un dossier DEMO-BUR, ses sous-dossiers Sources, Travail et Livrables ; y ranger six fichiers de travail avec une date et une version dans leur nom.

Critère de réussite : Les six fichiers sont au bon emplacement ; le nom distingue la date, le sujet et la version ; le participant retrouve la version finale sans aide.

Production à contrôler en situation réelle : Arborescence et six fichiers de l’exercice, observés par le formateur.

O2 · Construire un tableau de suivi

Tâche observable : Ouvrir exercice-commandes.csv dans un tableur, calculer le total avec une formule SOMME et filtrer les commandes dont le statut est « À relancer ».

Critère de réussite : Le total vaut 1 000 € HT avec une formule vérifiable ; le filtre affiche CMD02, CMD04 et CMD06 ; aucune ligne source n’est perdue.

Production à contrôler en situation réelle : Tableau conservé avec sa formule et contrôle du filtre, pas seulement une capture du total.

O3 · Rédiger et exporter une note structurée

Tâche observable : Rédiger une note d’une page avec un titre, un paragraphe et une liste des trois commandes à relancer, puis l’exporter en PDF.

Critère de réussite : La note indique 1 000 € HT, cite les trois commandes attendues, reste lisible sur une page et le PDF s’ouvre sans contenu tronqué.

Production à contrôler en situation réelle : Fichier modifiable et PDF final confrontés à la consigne.

Déroulé de la session

Horaires fictifs : 9 h–12 h 30 et 13 h 30–17 h chaque jour. Les pauses sont ajustées dans l’organisation pédagogique ; les quatre demi-journées représentent chacune 3,5 heures de formation.

Annotation. Le programme annonce la méthode et les critères. Sa présence dans un dossier ne démontre ni sa diffusion avant inscription ni le déroulement réel de la session. Les éléments commerciaux, contractuels et d’accueil complets restent à traiter dans un vrai dossier.

Positionnement : le 17 septembre, avant les apports. Évaluation finale : le 18 septembre, sur une réalisation individuelle. Le formateur observe chaque objectif avec la même échelle ; il adapte la consigne de départ sans réutiliser un fichier déjà corrigé pour le test final.

• 0 — non réalisé : le résultat attendu n’est pas obtenu, même avec un premier appui.
• 1 — réalisé avec aide : le résultat est obtenu partiellement ou avec une aide sur les points essentiels.
• 2 — réalisé en autonomie : tous les critères annoncés pour l’objectif sont vérifiés sans aide.

Un objectif est considéré atteint dans cet exercice uniquement au niveau 2. Il n’y a pas de moyenne qui compense un objectif non atteint. Cette convention pédagogique fictive n’est pas un seuil réglementaire Qualiopi.

Consigne et correction attendue

Le jeu de données D08 contient six commandes. Il est téléchargeable en CSV dans le dossier. Pour O1, créer les trois sous-dossiers indiqués dans le programme et y classer les versions source, de travail et finale des fichiers de l’exercice. Pour O2, totaliser les six montants avec SOMME et filtrer « À relancer ». Pour O3, rédiger la note à partir de ce tableau, puis vérifier le PDF après export.

Correction O2/O3 : total de 1 000 € HT ; trois commandes à relancer : CMD02, CMD04 et CMD06. La bonne valeur affichée seule ne suffit pas : examiner la formule, le filtre et le fichier exporté.

Résultats inventés pour lire la grille

Dans ces données fictives, quatre participants atteignent les trois objectifs. P03 a encore besoin d’aide sur O3 ; P04 sur O2 et O3. Ces observations alimentent ACT-01. Ce ne sont ni des résultats clients ni une mesure d’efficacité de QualioFlow.

Annotation. Aucun fichier d’un vrai apprenant n’a été évalué pour produire ces lignes. Dans un dossier réel, conserver les consignes, les productions, la date, l’observateur et les suites données aux écarts. L’émargement ou une note de satisfaction ne remplace pas cette évaluation.

Questionnaire fictif du 18 septembre 2026, après l’évaluation : « Globalement, comment appréciez-vous cette session ? » Réponse de 1 (très insatisfait) à 5 (très satisfait), avec un commentaire libre. Il recueille une appréciation, pas une preuve de compétence.

Cas à regarder : P04 attribue 5 sur 5 et reste au niveau 1 sur O2 et O3. Une bonne appréciation et une difficulté d’apprentissage peuvent coexister. Le formateur analyse les deux informations séparément.

Limite du recueil : seules les appréciations des apprenants sont simulées. Les retours du formateur, de l’entreprise commanditaire et du financeur, lorsqu’ils sont concernés, ne figurent pas dans cet exemple. Ni leur sollicitation ni leur analyse ne sont démontrées.

Cette matrice propose six rapprochements pédagogiques. Les intitulés ci-dessous résument les thèmes ; ils ne remplacent pas les attendus du référentiel applicable. Une pièce peut éclairer plusieurs indicateurs, mais un fichier présent n’équivaut pas à un indicateur validé.

Indicateur 4 · Analyse du besoin

Preuve localisable : D01 · analyse du commanditaire et des six participants.

Ce que cela montre : Le besoin initial est relié à un usage et à une adaptation pédagogique prévue pour chacun.

Limite : Les réponses et l’accord du commanditaire sont fictifs ; ni entretien réel ni validation d’un bénéficiaire ne sont démontrés.

Prochaine action : En situation réelle, dater le recueil, confirmer le besoin avec les personnes concernées et garder leur trace.

Indicateur 5 · Objectifs opérationnels et évaluables

Preuve localisable : D02 · objectifs O1–O3 ; D03 · critères d’observation.

Ce que cela montre : Chaque objectif possède une tâche, un résultat attendu et un mode de vérification identifiable.

Limite : Un programme rédigé ne prouve pas qu’il a été communiqué ni que la formation a été adaptée et réalisée.

Prochaine action : Vérifier la version transmise avant inscription et la cohérence avec le besoin effectivement recueilli.

Indicateur 8 · Positionnement à l’entrée

Preuve localisable : D03 · grille de début de session, mêmes objectifs O1–O3.

Ce que cela montre : Le niveau de départ est distingué de l’évaluation finale et peut guider le rythme et les exercices.

Limite : Les notes de départ sont simulées ; la procédure et les productions initiales réelles restent à conserver.

Prochaine action : Garder la consigne, l’observation initiale datée et l’adaptation décidée à partir de ce positionnement.

Indicateur 11 · Évaluation de l’atteinte des objectifs

Preuve localisable : D03 · grille finale ; D08 · exercice et corrigé.

Ce que cela montre : Les résultats sont vérifiés objectif par objectif ; les difficultés de P03 et P04 restent visibles.

Limite : Une grille remplie fictivement ne prouve pas l’acquisition ; aucune production réelle d’apprenant n’a été évaluée ici.

Prochaine action : Conserver les travaux et critères utilisés, expliquer les écarts et proposer une suite pour les objectifs non atteints.

Indicateur 30 · Appréciations des parties prenantes

Preuve localisable : D04 · six réponses fictives de satisfaction à chaud.

Ce que cela montre : L’appréciation des participants a une source et une date distinctes du contrôle des acquis.

Limite : Le dossier illustre seulement les apprenants ; les appréciations du formateur, du commanditaire et du financeur ne sont pas recueillies ici.

Prochaine action : Définir les parties prenantes concernées, leurs modalités de recueil et l’analyse des retours manquants.

Indicateur 32 · Amélioration à partir des retours

Preuve localisable : D03 et D04 · constats ; D06 · ACT-01.

Ce que cela montre : Un écart observé conduit à une décision, un responsable, une échéance et une vérification prévue.

Limite : Le support V2 est décrit dans le scénario ; aucun essai ultérieur ne démontre encore son efficacité.

Prochaine action : Tester la modification sur un exercice comparable, conserver le résultat et décider de la suite avant de clôturer ACT-01.

Annotation. Le CSV reprend ces colonnes pour réutiliser la matrice. Il ne constitue pas une liste exhaustive des pièces à fournir à un auditeur et n’attribue aucun statut de conformité.

ACT-01 · Renforcer la pratique autonome

1. Constat sourcé : D03 : P04 utilise encore une aide sur O2 et O3 ; D04 : demande de pratique autonome.
2. Décision : Le 21/09/2026, Camille décide d’ajouter une étape de vérification de formule et une liste de contrôle avant export PDF.
3. Action décrite : Dans le scénario, une fiche mémo V2 est rédigée le 22/09/2026 : vérifier la plage de SOMME, contrôler les trois lignes filtrées, puis rouvrir le PDF exporté.
4. Responsable et échéance : Camille (personnage fictif) ; 24/09/2026 (échéance fictive).
5. Vérification prévue : Prévoir un nouvel exercice individuel avec d’autres montants, sans aide ; contrôler O2 et O3 avec la même échelle et conserver les productions.
6. État : À vérifier. Non vérifiée : aucune nouvelle passation ni nouvelle session n’est simulée dans ce dossier.

Annotation. La fiche V2 décrite dans le scénario n’est pas la preuve que les participants ont progressé. ACT-01 reste ouverte : il faut une nouvelle observation, son résultat et une décision avant de parler d’efficacité. Aucune économie de temps ou d’argent n’est calculée à partir de cet exemple.

Rapport pédagogique rédigé pour cette démonstration : aucune analyse IA n’a été exécutée, aucun audit de certification n’a été réalisé.

Périmètre fictif : lecture de D01 à D06 et D08, pour une seule session non certifiante de 14 heures. Méthode : revue éditoriale des pièces de cet exemple et questions d’entraînement associées aux indicateurs 4, 5, 8, 11, 30 et 32. Aucun entretien, observation de formation, contrôle de compte ou examen de documents clients n’a eu lieu.

Observation A · La chaîne besoin–objectif–évaluation est lisible

Pièces : D01, tableau des besoins ; D02, objectifs O1–O3 ; D03, grille de début et de fin. Le besoin de P04 sur les formules est retrouvé dans O2 et dans le résultat final. À demander en entraînement : « Montrez la réponse initiale, l’adaptation décidée et le travail qui justifie la note. » Limite : les réponses et les travaux réels n’existent pas dans ce dossier fictif ; aucune conclusion de conformité n’est tirée.

Observation B · Les acquis et les appréciations sont séparés

Pièces : D03, ligne P04 ; D04, appréciation P04. La note de satisfaction 5/5 ne masque pas les deux objectifs nécessitant encore une aide. À demander en entraînement : « Quelle suite avez-vous proposée à la personne, et comment la gardez-vous dans le dossier ? » Suite pédagogique : vérifier la réalisation et la conservation d’un nouvel exercice, sans inventer son résultat.

Observation C · Le recueil des parties prenantes reste partiel

Pièce : D04. Six appréciations d’apprenants sont représentées, sans retour du formateur, du commanditaire ou du financeur. À demander en entraînement : « Quelles parties prenantes sont concernées et où retrouvez-vous leurs retours ou vos sollicitations ? » Suite pédagogique : compléter le dispositif et sa trace sur un vrai périmètre. Cette observation n’est pas une non-conformité prononcée par un certificateur.

Observation D · L’action ne peut pas encore être clôturée

Pièce : D06, ACT-01. La décision et la fiche V2 sont décrites ; le contrôle d’efficacité est seulement prévu. À demander en entraînement : « Quel résultat vous autorisera à clôturer l’action ? » Suite pédagogique : conserver la nouvelle production et la revue de son résultat. L’état reste « À vérifier ».

Conclusion limitée au scénario

Le dossier rend l’enchaînement des pièces compréhensible et fait ressortir deux suites : élargir les appréciations aux parties prenantes concernées et vérifier l’efficacité d’ACT-01. Il ne fournit ni score de conformité, ni décision de certification, ni assurance de réussite à un audit. Les autres indicateurs, les pratiques dans la durée et l’échantillonnage d’un auditeur restent hors de cette démonstration.

Vous pouvez adapter le programme, les consignes, l’échelle, les colonnes de la matrice et le suivi d’action. Remplacez les données fictives par des faits datés et des preuves de votre activité ; ne recopiez pas les résultats ou les validations de cet exemple comme s’ils vous appartenaient.

• Une seule session ne démontre pas les pratiques sur tout un cycle de certification.
• Les moyens, compétences des intervenants, veilles, réclamations, contrats, émargements et informations diffusées au public demandent d’autres éléments. Ils ne sont pas couverts par ce dossier.
• Le scénario ne traite ni l’apprentissage, ni les formations certifiantes, ni la sous-traitance ; l’applicabilité doit être revue pour chaque organisme.
• Les captures proviennent du vrai logiciel avec des fixtures de documentation. Elles ne prouvent pas qu’une analyse IA a lu les pièces de ce dossier ni qu’un compte a été accepté par un auditeur.
• Le rapport est un exemple rédigé pour apprendre à localiser et discuter les preuves. La décision de certification relève du certificateur.

Repères et sources

• Ministère du Travail — référentiel national qualité et guide de lecture — Les rapprochements d’indicateurs ci-dessus sont pédagogiques. Pour un dossier réel, consulter les textes et la version du référentiel applicables à son activité et à sa date d’audit.
• Documentation QualioFlow — créer et partager un questionnaire — Guide produit : distinguer le positionnement, l’atteinte des objectifs et la satisfaction.

Version éditoriale : 1.0, publiée le 16 octobre 2026. Les dates de session et de pièces sont celles du scénario, pas des événements clients.