Indicateur 21 Qualiopi : documenter les compétences des intervenants

L’indicateur 21 porte sur la détermination, la mobilisation et l’évaluation des compétences des intervenants internes ou externes, en lien avec les prestations. Source : RNQ, indicateur 21, version applicable au 27 septembre 2026.

Commencez par la mission : sujet enseigné, public, niveau, modalités, outils et objectifs. La connaissance d’un domaine ne renseigne pas à elle seule la capacité à accompagner un public débutant ou à animer une session à distance.

Vous pouvez distinguer les compétences métier, pédagogiques et organisationnelles réellement utiles à la mission. La liste doit rester proportionnée. Une formation sur un logiciel exige notamment de savoir utiliser la version concernée et de rendre ses manipulations compréhensibles pour le public visé.

Si une activité relève d’exigences particulières de qualification ou d’habilitation, vérifiez-les dans les règles propres à cette activité. Le présent guide ne fournit pas une liste universelle de diplômes requis.

Exemple fictif : un organisme prépare une formation d’initiation à un outil de gestion. Il examine les éléments suivants avant d’affecter un intervenant.

Un CV, un diplôme, une attestation ou un retour d’observation peuvent contribuer au dossier selon le contexte. Aucun de ces exemples n’est présenté ici comme une pièce suffisante dans toutes les situations.

Ajoutez votre conclusion : quelle mission peut être confiée, avec quel éventuel appui ou point à confirmer ? Une matrice remplie sans décision explique mal comment les compétences ont réellement été mobilisées.

Choisissez des modalités de suivi adaptées : observation d’une séquence, échange structuré après intervention, relecture d’un support ou analyse des retours pertinents. Expliquez ce que vous cherchez à apprécier et gardez les observations utiles.

La satisfaction des participants apporte un éclairage sur l’expérience. Elle ne résume pas toutes les compétences d’un intervenant. Rapprochez-la, lorsque c’est pertinent, de la qualité des supports, du déroulement et des résultats d’évaluation.

Évitez les appréciations globales impossibles à exploiter, comme « très bon formateur ». Décrivez une pratique observée et son lien avec la mission. Si un point reste à travailler, convenez d’une suite : préparation accompagnée, ressource, formation ou observation ultérieure.

Pour un organisme où le dirigeant assure lui-même les formations, formaliser ces repères reste utile. Un regard extérieur peut compléter l’autoévaluation, sans inventer une revue qui n’a pas eu lieu.

Prévoyez une relecture lors d’un changement de mission, de programme, d’outil ou de public. Un justificatif ancien peut rester pertinent, tandis qu’une expérience récente peut porter sur un sujet différent. La date aide à décider, mais ne remplace pas l’examen du contenu.

Distinguez aussi les sujets : l’indicateur 21 traite des compétences des intervenants ; l’indicateur 22 concerne l’entretien et le développement des compétences des salariés. Source : critère 5 du RNQ. Ils se complètent, sans se confondre dans un dossier unique intitulé « CV ».

Limitez les informations personnelles aux besoins de gestion et de justification. La CNIL rappelle le principe de minimisation. Un dossier de compétences n’a pas besoin de données privées sans rapport avec la prestation. Organisez les accès et les documents communiqués en fonction du destinataire.

Le guide Suivre ses intervenants et leurs compétences explique comment organiser les informations et justificatifs disponibles dans QualioFlow. Préparez d’abord votre grille de besoins pour éviter de remplir une fiche sans lien avec les missions.

Lors de la préparation d’une session, vérifiez le rapprochement entre l’intervenant, la prestation et les éléments à jour. Si une preuve manque ou qu’une compétence doit être confirmée, gardez ce point visible avec sa prochaine action.

Vous pourrez alors expliquer le choix de l’intervenant et le suivi mis en place. Le logiciel facilite le classement ; la décision d’affectation et l’appréciation des compétences restent fondées sur vos observations et vos responsabilités.